Việc trả lương đúng cho nhân viên trong các ngày lễ công cộng nên đơn giản; ngày nghỉ, lương đầy đủ, xong. Nhưng trên thực tế, đó là một trong những phần phức tạp nhất của việc tính lương. Các hợp đồng, giờ làm việc và quy định ngày lễ khác nhau có thể biến một ngày lễ công cộng thành một cơn đau đầu về tuân thủ pháp luật. Dù bạn đang điều hành một doanh nghiệp nhỏ hay quản lý một đội ngũ tính lương quốc gia, việc làm đúng không chỉ về tiền bạc, mà còn về việc duy trì tính hợp pháp và công bằng.
Tại sao tiền lương ngày lễ công cộng phức tạp hơn vẻ ngoài
Nhìn qua, có vẻ dễ: nếu ai đó được nghỉ ngày lễ công cộng, bạn trả lương như bình thường. Nếu họ làm việc, bạn trả thêm. Nhưng hiếm khi mọi thứ đơn giản như vậy.
Dưới đây là lý do khiến nó trở nên phức tạp:
- Một số nhân viên làm toàn thời gian, một số làm bán thời gian, một số làm theo thời vụ
- Không phải tất cả các ngày lễ công cộng đều áp dụng ở mọi nơi (đặc biệt ở các quốc gia lớn như Úc hoặc Mỹ)
- Quy tắc thay đổi dựa trên các quy định, thỏa thuận doanh nghiệp hoặc luật địa phương
- Công nhân ca có thể nhận ngày thay thế thay vì lương cao hơn
Mỗi biến thể có thể thay đổi số tiền ai đó nhận được hoặc liệu họ có nhận gì hay không.
Những điều nhóm tính lương cần xem xét
Để xử lý đúng tiền lương ngày lễ công cộng, nhóm tính lương cần theo dõi:
- Ai đủ điều kiện nhận tiền lương ngày lễ theo hợp đồng hoặc quy định
- Ai thực sự làm việc trong ngày lễ và trong bao nhiêu giờ
- Các mức phạt áp dụng (như 1.5x hoặc 2x lương)
- Địa điểm nào đã tổ chức ngày lễ (không phải tất cả các địa điểm đều đóng cửa)
- Bất kỳ ngày thay thế nào đã được sử dụng thay cho ngày lễ
Đó là nhiều yếu tố cần xem xét, đặc biệt đối với các doanh nghiệp có nhân viên ở nhiều bang hoặc múi giờ khác nhau.
Những sai lầm phổ biến gây ra vấn đề
Ngay cả các nhóm tính lương có kinh nghiệm cũng có thể mắc lỗi. Dưới đây là một số điều thường xảy ra sai sót:
- Giả định rằng nhân viên theo thời vụ luôn bỏ lỡ quyền nhận tiền lương ngày lễ
- Áp dụng mức lương sai cho ca làm việc trong ngày lễ
- Quên áp dụng ngày thay thế khi ai đó làm việc trong ngày lễ
- Bỏ qua các ngày lễ địa phương chỉ áp dụng cho một số địa điểm
- Hiểu sai các thỏa thuận doanh nghiệp hoặc quy định của liên đoàn
Những sai sót nhỏ có thể dẫn đến các yêu cầu đòi tiền lương trái phép, trả thiếu hoặc nhân viên không hài lòng. Không lý tưởng chút nào.
Tại sao nhân viên bán thời gian và theo thời vụ lại làm phức tạp thêm
Đối với nhân viên toàn thời gian, tiền lương ngày lễ thường được đảm bảo. Nhưng đối với nhân viên bán thời gian hoặc theo thời vụ, điều này thường phụ thuộc vào việc họ có được lên lịch làm việc vào ngày đó hay không. Điều này có nghĩa là nhà tuyển dụng cần theo dõi lịch làm việc cẩn thận và hiểu rõ các quy định về “kỳ vọng hợp lý về công việc”.
Trong một số trường hợp, nếu nhân viên theo thời vụ không được lên lịch, họ sẽ không đủ điều kiện nhận lương. Nhưng nếu họ đã được lên lịch, họ có thể được trả theo mức lương ngày lễ đầy đủ, ngay cả khi cuối cùng họ không làm việc.
Mẹo để làm đúng
Dưới đây là một số cách giúp việc tính lương ngày lễ trở nên dễ dàng hơn:
- Sử dụng phần mềm theo dõi loại nhân viên, địa điểm và quy định của các quy tắc thưởng
- Kiểm tra kỹ lịch làm việc so với nhật ký công việc thực tế
- Cập nhật lịch ngày lễ địa phương trên tất cả các địa điểm
- Đào tạo nhân viên tính lương về cách diễn giải hợp đồng và thỏa thuận doanh nghiệp
- Nếu còn phân vân, hãy tham khảo ý kiến pháp lý hoặc nhân sự; đặc biệt trong các lĩnh vực mập mờ
Trả đúng xây dựng lòng tin
Tiền lương ngày lễ không chỉ là một nhiệm vụ kỹ thuật, mà còn là về lòng tin. Nhân viên nhận thấy khi họ được trả công công bằng, và họ cũng nhận thấy khi có điều gì đó không ổn. Làm đúng không chỉ giúp bạn tuân thủ pháp luật, mà còn giữ cho đội ngũ của bạn động viên và tôn trọng.
Và trong lĩnh vực tính lương, nơi mà từng chi tiết đều quan trọng mỗi ngày, điều đó đáng giá hơn bất kỳ khoản thưởng ngày lễ nào.